Pemakaian mesin kasir sering kali menjadi tidak efektif apabila mesin kasir dan fasilitas didalamnya tidak dimanfaatkan dengan baik dan tidak dioperasikan dengan maksimal oleh karyawan. Penggunaan mesin kasir yang tidak sesuai pemakaian juga menyebabkan laporan transaksi dan data keuangan tidak rapi. Dalam artikel ini akan dijelaskan mengenai cara mengoperasikan mesin kasir yang mudah untuk pemula, cara kerja mesin kasir, dan tips cara menjadi kasir pemula. Sebelumnya mari kita pelajari fungsi dari mesin kasir untuk membantu usahamu.

Sumber :  sfceurope.com

Fungsi Mesin Kasir

1. Mempermudah Pencatatan Transaksi

Adanya mesin kasir membuat pencatatan transaksi lebih terukur dan sistematis. Dari segi karyawan kasir, mesin kasir mempermudah karyawan dalam menginputkan harga produk yang dibeli konsumen daripada nota manual yang lebih membutuhkan waktu lama. Dari segi konsumen, dapat menyingkat waktu tunggu konsumen dalam proses pembelian. Sehingga operasional kegiatan usaha menjadi lebih efektif dan efisien.

2. Mengetahui Perilaku Pelanggan

Fungsi mesin kasir lainnya yaitu mengetahui track record pelanggan dalam bertransaksi di usaha yang dijalankan. Beberapa mesin kasir dilengkapi dengan fitur penyimpanan data konsumen dan rekapan produk yang terjual dalam waktu tertentu. Sehingga data tersebut menjadi pertimbangan owner dan pihak pengambil keputusan untuk evaluasi usaha dan mengembangkan strategi bisnis dari rekapan data produk yang dibeli konsumen.

3. Mencetak Bukti Transaksi

Bukti Transaksi merupakan bagian penting dari proses pembelian yang dilakukan konsumen. Dengan bantuan mesin kasir, bukti transaksi dapat tercetak otomatis dengan daftar harga produk penjualan yang terinput dengan detail dan rapi seperti nama, kuantitas barang, harga, sub total transaksi, dan uang kembalian sehingga pelanggan mudah membaca transaksi yang dilakukan. Bahkan beberapa mesin kasir dapat mencetak bukti transaksi disertai identitas toko dan alamat toko tersebut serta karyawan yang merekap transaksi pelanggan sehingga transaksi yang terbuat menjadi lebih transparan dengan cara mudah.

4. Mempermudah Manajemen Keuangan Usaha

Pada mesin kasir dilengkapi kas laci dan kunci laci untuk keamanan uang didalamnya. Kas laci ini akan terbuka otomatis ketika ada pembayaran pada transaksi terkait. Adapun kode atau kunci laci tersendiri untuk membuka kas laci jika tidak ada pembayaran transaksi. Adanya sistem tersebut membuat penyimpanan uang menjadi lebih aman dan monitoring keluar masuk uang menjadi lebih mudah.

5. Memperoleh Laporan Transaksi Per Periode

Pencatatan transaksi yang diinputkan oleh karyawan kasir akan terekam di mesin kasir untuk memperoleh jumlah transaksi per periode yang diinginkan. Informasi laporan performa transaksi tersebut dapat dicetak oleh owner atau pengambil keputusan guna evaluasi dan monitoring usaha serta menentukan strategi bisnis kedepannya. Dari laporan transaksi ini pun pihak-pihak yang bersangkutan dapat mendapat informasi keuntungan atau kerugian dari usaha yang dijalankannya.

Beberapa Hal Yang Perlu Dipersiapkan Di Mesin Kasir 

Sebelum mesin kasir digunakan untuk pencatatan transaksi dalam usaha. Ada hal-hal yang perlu untuk diperhatikan,antara lain:

1. Pemahaman tentang Mesin Kasir

Sebelum mengoperasikan mesin kasir, penting untuk memahami fungsi mesin kasir dan fitur yang dimilikinya. Mempelajari buku panduan atau menghadiri pelatihan khusus dapat membantu Anda memahami tata cara penggunaan dan manfaat dari berbagai fungsi mesin kasir dan fitur yang ada.

2. Konfigurasi Perangkat

Pastikan mesin kasir Anda telah dikonfigurasi dengan benar. Ini meliputi mengatur tanggal dan waktu yang tepat, menambahkan informasi bisnis seperti nama toko dan alamat, serta mengatur pajak dan pengaturan mata uang sesuai dengan kebutuhan Anda.

3. Persediaan Produk

Sebelum mulai menggunakan mesin kasir, pastikan Anda memiliki daftar produk yang lengkap dan terkini. Termasuk di dalamnya adalah nama produk, harga, dan jika diperlukan, kode unik atau SKU untuk setiap item. Dengan persediaan produk yang terorganisir dengan baik, transaksi di mesin kasir akan menjadi lebih mudah dan cepat.

4. Perangkat Penunjang

Persiapkan sambungan arus listrik yang dekat dengan mesin kasir, kabel arus listrik, baterai jika mesin kasir menggunakan baterai maka pastikan kondisi baterai dalam keadaan normal/siap pakai, jika menggunakan barcode scanner pastikan barcode scanner dapat tersambung dan dalam keadaan siap digunakan.

Setelah anda mengetahui hal-hal dasar yang perlu dipersiapkan, penting untuk diketahui bagian-bagian unik dalam mesin kasir. Dalam artikel ini akan dibahas bagian-bagian unik di mesin kasir register yang umum digunakan.

1. Macam-macam kode kunci di mesin kasir register yang umum dipakai :

• OP bermakna operator memiliki fungsi dapat membuka dari OFF sampai dengan X. Kunci ini digunakan kasir untuk bekerja
• SM bermakna semi master berfungsi memakai dari PGM sampai dengan X1/Z1. kunci ini diakses oleh supervisor toko
• MA bermakna master memiliki fungsi sama dengan SM, namun kunci ini dipegang oleh owner.

2. Posisi kunci dalam mesin kasir register

• PGM bermakna program berfungsi untuk membuat program
• ~/VD (void)tombol ini bermakna untuk pembatalan transaksi/penjualan
• off bermakna untuk mematikan mesin
• REG bermakna registrasi menandakan mesin siap digunakan
• X berfungsi mengetahui total transaksi sementara
• Z, fungsi tombol Zadalah mengembalikan total transaksi sementara ke 0
• X1/Z1 berfungsi mengetahui total transaksi di akhir jam kerja (tutup buku)
• X2/Z2 berfungsi mengetahui total transaksi per minggu atau per bulan.

Cara Mengoperasikan Mesin Kasir 

Sumber : sumup.com

Berikut adalah cara menggunakan mesin kasir register dengan mudah bagi para pemula.

Tahap Persiapan Pada Mesin Kasir Register

1. Meletakkan mesin kasir di meja kasir dan menyambungkan mesin kasir ke arus listrik dengan kabel sambungan yang telah disediakan. Disarankan meja kasir mempunyai ukuran yang luas agar dapat menampung mesin kasir dan produk-produk pembelian konsumen yang akan dibayar nantinya.
2. Memasang baterai ke mesin kasir. Untuk beberapa mesin kasir tersedia tempat untuk menaruh baterai. Biasanya tempat menaruh baterai ini berada di bawah tempat kertas bukti terima pembayaran. Pemasangan baterai ini penting dilakukan untuk berjaga jika arus listrik mati, baterai bisa menggantikan arus listrik yang mati.
3. Memasang kertas struk pembayaran. Caranya dengan membuka penutup tempat struk pembayaran, masukkan kertas ke dalam tempat penggulungan sampai ke bagian depan mesin kasir. Kemudian tekan tombol FEED untuk merapikan kertas dan mesin otomatis melakukan proses penggulungan.
4. Membuka laci uang mesin kasir register. Biasanya laci uang di mesin kasir register dilengkapi kunci untuk menjaga keamanan uang yang ada di dalamnya. Pastikan agar laci uang pada mesin kasir selalu terkunci dan kunci berada di pihak yang diberi wewenang.
5. Menyalakan mesin kasir dengan menekan tombol ON/OFF yang tersedia di mesin kasir atau nyalakan mesin kasir dan putar kunci ke posisi REG (register). Untuk mesin kasir terbaru biasanya tidak ada tombol ON/OFF namun anda bisa menggunakan tombol MODE dan pilih mode REG atau operational.
6. Mengatur program mesin kasir. Caranya memutar kunci ke mode P /PRG/PGM. beberapa mesin memiliki minimal 4 tombol pajak untuk mengatur tarif pajak yang diterapkan seperti GST,PST, atau VAT. Untuk informasi yang lebih jelas baca buku panduan yang disediakan di mesin kasir agar memudahkan anda untuk mensetting mesin kasir sebelum digunakan.

Tahap Penginputan Penjualan

1. Menginputkan password/kode karyawan kasir pada mesin kasir. Kode pada mesin kasir bisa didefinisikan sebagai identitas karyawan yang bertanggung jawab menginputkan transaksi saat itu. Sehingga bisa dilakukan tracking data untuk kesalahan yang bisa terjadi berdasarkan kode karyawan.
2. Menginputkan harga barang transaksi. Menginputkan harga barang penjualan dengan menekan keyboard angka yang ada pada mesin kasir. Untuk mesin kasir dengan alat scanner, bisa langsung melakukan scan pada barcode barang dan akan muncul harga dari barang tersebut. Untuk mesin kasir dengan penginputan manual bisa tekan tombol selanjutnya untuk menginputkan harga produk yang lain. Jika ingin menginputkan produk yang sama beberapa kali, tekan angka jumlah produk itu, lalu tekan tombol QTY, inputkan harga satuan produk kemudian tekan tombol kategori/department. Contoh jika ingin menginputkan 3 buah susu seharga Rp. 5.000, tekan angka 3, lalu tekan QTY, lalu tekan 5.000, lalu tekan tombol kategori/departemennya.
3. Menginputkan harga barang berdasarkan kategori/departemen barang. Menginputkan harga produk/informasi produk juga dapat dilakukan melalui tombol kategori/departemen. Misalnya anda menggolongkan produk berdasarkan pakaian, makanan, minuman, perabotan. Hal ini untuk memudahkan karyawan kasir mencari produk terkait berdasarkan kategorinya.
4. Menambahkan diskon pada transaksi/ produk yang dijual (opsional). Menambahkan diskon pada transaksi/produk yang dijual dapat dilakukan dengan menginputkan angka persentase diskon setelah harga jual produk dan menambahkan tanda (%) setelah menginputkan angkanya. Misalkan setelah menginputkan harga produk inputkan 10 dan lambang % untuk memberikan diskon 10% di produk tersebut atau di total transaksi.
5. Menjumlahkan semua transaksi. Jika semua produk telah terinput kemudian tekan tombol subtotal untuk menghitung total pembayaran dari transaksi yang dilakukan. Jika anda menerapkan pajak, maka pajak akan diinputkan sesuai dengan program yang telah diatur sebelumnya.
6. Menentukan jenis pembayaran konsumen. Setelah total pembayaran transaksi sudah diketahui, maka karyawan kasir menginputkan jenis pembayaran yang dilakukan konsumen. Untuk pembayaran tunai karyawan kasir menginputkan total uang yang dibayarkan konsumen dengan menekan tombol CASH/AMT TND. Kemudian setelah kas laci kasir terbuka masukkan uang dan ambil kembalian (jika ada). Untuk pembayaran non tunai bisa menekan tombol CR/CREDIT, kemudian masukkan bukti pembayaran debit (jika menggunakan EDC) kedalam mesin kas laci, jika tidak bukti transfer bisa difoto untuk arsip pembayaran. Ketika tidak ada transaksi, karyawan/owner bisa membuka kas laci dengan menekan tombol NO SALE/NS jika ingin mengecek uang sewaktu-waktu dan selalu tutuplah laci kas segera setelah keperluan selesai dilakukan.
7. Mencetak struk pembayaran. Setelah proses pembayaran berhasil diinputkan, cetak struk pembayaran untuk bukti transaksi dari sisi konsumen.

Cara Pemantauan Laporan Penjualan

1. Untuk mengetahui total transaksi sementara putar posisi mesin kasir ke X atau tekan mode X dan tekan tombol CASH/AMT TND untuk mencetak angka total transaksi sementara
2. Untuk meng 0 kan kembali data transaksi sementara bisa memilih mode Z atau memutar kunci mesin kasir ke Z

Tips Penunjang Untuk Meoperasikan Mesin Kasir

1. Pemeliharaan dan Perawatan: Seperti perangkat lainnya, mesin kasir membutuhkan pemeliharaan dan perawatan rutin. Pastikan Anda memeriksa secara berkala kebersihan fisik mesin kasir, mengganti kertas struk yang habis, serta menjaga kebersihan layar dan tombol operasional. Jika terjadi masalah teknis, segera hubungi penyedia layanan teknis yang berkualitas untuk membantu memperbaikinya.
2. Keamanan Data: Mesin kasir sering menyimpan informasi transaksi dan data pelanggan. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa mesin kasir Anda memiliki keamanan yang memadai. Pastikan mesin kasir dilindungi dengan kata sandi yang kuat, dan lakukan pencadangan data secara berkala untuk mencegah kehilangan informasi penting.
3. Fitur Tambahan: mempelajari fitur tambahan dari mesin kasir register untuk mempermudah proses transaksi dan monitoring usaha. Karena per merk mesin kasir register memiliki keunikan tersendiri dari fiturnya. Baca buku panduan secara seksama untuk penggunaan mesin kasir yang maksimal.

Kesimpulan

Fungsi mesin kasir untuk mempermudah pencatatan transaksi dan pelaporan penjualan menjadi lebih sistematis dapat membuat operasional usaha dapat dipantau secara lebih mudah. Agar fungsi mesin kasir tersebut dapat tercapai, maka mengoperasikan mesin kasir harus dilakukan secara maksimal dan efektif. Pelajari dengan seksama buku panduan dan cara pengoperasian mesin kasir agar mempermudah dalam mengoperasikan mesin kasir register tersebut.